¿Qué tipo de Gestión de Contenidos web necesita?

Descubra como puede ayudarle la Gestión de Contenidos en su estrategia Internet

RESUMEN:
Antes de implantar una solución de contenidos, debe establecer los objetivos de su estrategia web y los recursos que empleará en su gestión. Después, existen tres alternativas para implantar un gestor de contenidos: desarrollarlo con sus propios recursos, encargarlo a una empresa externa, o seleccionar una solución estándar que se adapte bien a sus objetivos. Esta opción es la más rentable y segura en la mayoría de los casos.

¿Necesita usted un sistema de gestión de contenidos?

Si su organización cuenta con un portal en Internet, es posible que le sean familiares las siguientes situaciones:

  • Contenidos antiguos, inexactos o difíciles de encontrar para sus visitantes.
  • Dificultad para mantener un estilo homogéneo a lo largo del portal.
  • Sufre el típico cuello de botella que se produce cuando hay únicamente una persona encargada de subir los contenidos al portal (generalmente, el informático o el webmaster.)
  • En los últimos 3 años ha gastado dinero en rediseños del portal que han quedado obsoletos en pocos meses.

Si alguno de estos puntos le es familiar, es muy posible que necesite un sistema de gestión de contenidos.

¿Qué es exactamente la gestión de contenidos?

Es un sistema que le permite, en esencia, organizar su portal web y publicar cualquier tipo de contenidos en él sin conocimientos avanzados de programación web.

Por ejemplo:

  • Publicar noticias sobre un nuevo producto, y llevarla a la portada.
  • Hacer zonas privada para sus clientes, con permisos diferenciados.
  • Reorganizar las secciones del portal
  • Cambiar las imágenes del portal
  • Establecer un registro de usuarios, enviar boletines electrónicos, vender por Internet, ...

El objetivo es permitirle adaptar la información de su web a las oportunidades del mercado y a las preferencias de sus visitantes.

¿Qué tipo de sistema de gestión de contenidos necesita?

Como en cualquier otra inversión, su organización debe establecer sus objetivos, priorizar los requerimientos y analizar entre las opciones disponibles. Antes de investigar soluciones, pedir presupuestos y hacer una elección, debería pensar en las siguientes cuestiones:

  1. Cómo es el contenido de su portal web?
    1. Cuánto contenido tendrá su portal web? En qué formato (texto, imágenes, Flash, vídeo, PDF, ...)?
    2. Con qué frecuencia cambia esta información?
    3. Existirán zonas privadas para clientes, u otras funcionalidades como envío de boletines, estadísticas de visitas, registro de usuarios, formularios, ...?
    4. Venderá por Internet?
  2. Qué funcionalidades ha de tener el portal?
    1. Debe tener Buscadores, mapa de la web, ...?
    2. Qué otras funcionalidades o requerimientos de usabilidad?
    3. Ha pensado en captar datos de sus visitantes y en la compatibilidad la Ley de Protección de Datos, ...
  3. Quién será el responsable de actualizar el portal web?
    1. Tiene un Webmaster en plantilla que se encargue de la publicación? Y de la programación de funcionalidades, si es necesario?
    2. Puede asumir esta persona la publicación y la gestión del portal en solitario?
    3. Le interesa que las personas en la organización que efectivamente producen los contenidos contribuyan a la publicación en el portal (de forma controlada y segura)?
  4. Qué evolución tendrá el portal y qué cambios podrían ser necesarios en un futuro?
    1. Qué ocurrirá si el Webmaster abandona la empresa? Está el mantenimiento asegurado?
    2. Y si dentro de un año decide crear una sección con los manuales de mantenimiento, o contratar un servicio de prensa, o hacer un buscador de productos, o implementar algún servicio on-line (p.e: reservas, resolución de dudas, gestión de admisiones, ...), o variar el diseño del portal?

Un error frecuente es renunciar a los objetivos iniciales y adoptar una solución que no los cumple, pero que es barata, renueva la estética del portal web y soluciona el problema temporalmente. Este dinero será un gasto, y no tendrá el carácter de inversión que usted estaba buscando. Volverá a gastar dinero para solucionar el mismo problema.

Cómo implantar una solución de gestión de contenidos

Una vez que conoce los objetivos de su gestor de contenidos, hay básicamente tres opciones para implantar la solución:

    • Desarrollar un gestor de contenidos internamente
    • Encargar un desarrollo a una empresa especializada
    • Implantar una solución estándar, como SPC.

A continuación se analiza cada posibilidad.

Desarrollo interno

Los gestores de contenidos son programas informáticos. Si en su organización hay programadores expertos, usted puede pensar en desarrollarlo con recursos internos.

La ventaja fundamental es que tendrá una solución completamente adaptada a sus necesidades (de hecho, tan adaptada que es posible que esto se convierta en un handicap si la marcha de su negocio le aconseja un cambio en la orientación de su negocio. Es decir, puede que implique menos flexibilidad.)

Las principales desventajas en desarrollar internamente un gestor de contenidos son:

    • Mayor tiempo de desarrollo. Estamos hablando de un mínimo de 1 año. Tenga en cuenta que hay que 1) definir objetivos, 2) programar, 3) probar, 4) corregir y adaptar. En este tiempo pueden ocurrir muchas cosas: alguien en el equipo de programación puede abandonar la empresa, los objetivos del portal pueden cambiar a mitad del proyecto, ...
    • Incertidumbre. No sabremos si el resultado se adaptará exactamente a lo que necesitamos hasta que esté finalizado. No hay prototipos, ni demostraciones previas.
    • Alto coste de mantenimiento. Una solución desarrollada exige un trabajo de documentación, de mantenimiento de versiones y de actualización muy elevado.

Las soluciones estándar como SPC eliminan estas desventajas: SPC se pone en marcha en días y usted comprueba que funciona antes de comprarlo. El mantenimiento y las actualizaciones, en el caso de SPC, son gratuitos.

Si además, como en el caso de SPC, la aplicación está desarrollada de un modo flexible, la adaptación a sus objetivos es tan estrecha como la de un desarrollo personalizado. En el caso concreto de SPC, puede ser además adaptado con desarrollos especiales para usted. Estos desarrollos forman también parte del plan de mantenimiento y actualizaciones.

Desarrollos personalizados

Otra opción es contactar con una empresa de desarrollo software y encargar un gestor de contenidos adaptado a su caso particular.

Las ventajas y desventajas de esta alternativa son las mismas que las de los desarrollos internos (ver punto anterior.) Además, en el caso de un desarrollo personalizado contratado externamente, la financiación del proyecto a menudo es un problema, ya que se incurre en un fuerte gasto al inicio que hace que el periodo de recuperación de la inversión se alargue.

SPC tiene un modo de comercialización por pago mensual, que suaviza la inversión en su gestor de contenidos.

Solución estándar (el caso de SPC)

En este caso, su gestor de contenidos es una aplicación ya desarrollada y probada. Usted puede probar la aplicación y ver si se adapta a sus objetivos concretos.

En las soluciones estándar, los tiempos de instalación y puesta en marcha se acortan, y el servicio de mantenimiento suele ser más ágil y barato que en el caso de los desarrollos desde cero. Suelen incluir también un plan de actualizaciones concreto que eliminará el riesgo de obsolescencia de su solución de gestión de contenidos.

Las soluciones estándar suelen ser más sencillas de utilizar que las desarrolladas, ya que durante todo su tiempo de vida se han ido corrigiendo problemas de usabilidad. También suelen incluir el alojamiento, planes de formación y provisión de actualizaciones.

En el caso de SPC, la solución de gestión de contenidos se comercializa en un modo de pago mensual, que rebaja las exigencias de la financiación y reduce el periodo de retorno de la inversión.

Comparativa resumen entre las tres opciones

    Concepto

    Desarrollo interno

    Desarrollos personalizados

    Solución estándar (SPC)

    Tiempo de implantación

    Muy alto (>1 año)

    Alto (>6 meses)

    Bajo (SPC, 48 horas)

    Coste de mantenimiento

    Muy alto

    Alto

    Bajo (en SPC, nulo)

    Financiación

    Coste continuo en recursos internos

    Alto desembolso inicial

    En caso de SPC, pagos mensuales

    ¿Puede probar antes de comprar?

    No

    No

    Si

    Personalización

    Alta

    Alta

    Alta (en caso de SPC, al mismo nivel que soluciones personalizadas)

    Flexibilidad (rapidez para ser modificado)

    Media

    Baja

    Alta

    Coste Total

    Alto

    Muy alto

    Medio

    Sencillez de uso

    Media

    Media

    Alta

    Incluye alojamiento e e-mail

    Generalmente si

    Generalmente no (si, con coste adicional)

    SPC si que lo incluye

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