Cuanto le cuesta su portal web

En este artículo vamos a ayudarle a calcular cuánto le cuesta su portal web. En ocasiones hay elementos de coste que quedan ocultos y no se analizan convenientemente cuando se elige entre varias soluciones a la hora de implementar un portal web.

Los costes asociados a su portal web pueden dividirse en tres grandes grupos: 

  • Alojamiento y sistemas
  • Programación: El diseño y desarrollos iniciales y las actualizaciones.
  • Los recursos de su empresa: el tiempo empleado en poner en marcha el sistema, en administrarlo y en publicar contenidos en su web.

Lo primero de todo: definir objetivos para el portal

Antes de nada, debe decidir cuáles son los objetivos de su portal web, qué funcionalidades tendrá y qué esfuerzo le supondrá la gestión del portal para lograr esos objetivos. Por ejemplo:

Objetivos Funcionalidades necesarias Esfuerzos de gestión
Presencia en Internet Sitio estático con datos de la empresa y formulario de contacto Publicar 1 contenido nuevo al mes.
Responder a los emails de contacto.
Aumentar visitas Publicar contenidos mejores y con más frecuencia.
Buscador.
Publicar 10 contenidos/semana.
Posicionamiento Google.
Envío de boletín electrónico.
Mejorar servicios a clientes/asociados Más y mejor información.
Buscador potente.
Zonas privadas con info para clientes/socios.
Pago por contenidos.
Publicar 5 contenidos semana
Enviar boletín electrónico de novedades.
Gestionar altas y vencimientos
Generar ingresos por publicidad Gestor de banners.
Estadísticas del web.
Posicionar banners.
Seguimiento de clicks en los banners.

Ahora, diseñe su portal web o haga que lo diseñen para usted. Asegúrese de que:

 

    • El portal diseñado tiene las funcionalidades necesarias para conseguir sus objetivos. 
    • Los costes de gestión sean los mínimos posibles.

Veamos ahora cada uno de los costes implicados en su portal.

Alojamiento del portal (hosting)

Consideraremos la opción más común, que es alojar su web en un proveedor de hosting con la opción de pago según cuotas mensuales. Un hosting de los proveedores líderes viene a costar unos 40€/mes, 480€/año

Diseño y programación del portal

Básicamente, existen 3 opciones:

  • Usted contrata a una empresa de diseño web que le cobra una determinada cantidad por desarrollar su portal. Esta cantidad puede ir desde unos 800€ por un portal estático a más de 20.000€ por un desarrollo con gestor de contenidos, tienda on-line, boletín electrónico, estadísticas, editor de Metatags para posicionamiento en Google ... Los precios no son en absoluto homogéneos, dada la fragmentación del mercado.

Es probable que necesite de actualizaciones que cubran las necesidades de su organización a medida que surgen puede ocasionar costes adicionales. Por ejemplo, usted necesita un formulario para petición de información y puede costarle 300€. Puede necesitar una pequeña base de datos administrable para su catálogo y ello puede suponerle 500€. Internet avanza a gran velocidad y es muy probable que cada año gaste unos 500€ cada año en este concepto.

  • Otra opción es desarrollar el portal de forma interna si tiene recursos para ello. Supongamos entonces que esto emplea unas 100 horas de trabajo del personal de su empresa, a un coste horario de unos 30€/persona. Estaríamos hablando de un coste de unos 3.000€. Las actualizaciones del portal bien podrían suponer al menos 20 horas de trabajo al año, unos 600€/año.
  • Otra opción es adquirir un gestor de contenidos ya desarrollado (o pagar mensualmente por su uso, como en el caso de SPC.) Estas soluciones tienen un rango de precios muy diferente, dependiendo de sus funcionalidades y los servicios que presta la empresa que lo comercializa (instalación, mantenimiento, hosting, actualizaciones, etc.). Vamos a suponer que el precio está en 3.000€/año, más un 10% de mantenimiento de la plataforma.

En el caso de SPC, todos los servicios (incluido mantenimiento, actualizaciones y hosting) están incluidos.

Gestionar el portal (1): publicación de los contenidos

Sin duda, es la parte más costosa. También es la parte menos visible.

Para analizar esta partida es necesario saber con cuánta frecuencia actualizamos contenidos en el portal. Supongamos que lo hacemos 5 veces a la semana (colgamos unas noticias, modificamos algún dato del catálogo, etc.)

Las opciones para realizar esta tarea son:

  • Editar uno mismo el sitio web. Generar uno mismo el archivo HTML y subirlo a la web. Usted debe tener conocimientos de HTML y un programa tipo Front Page (muy basico) o Dream Weaver. Supongamos que generar /modificar un contenido le lleva 1 hora de tiempo. Al mismo coste horario de 30€, son 30€. Si tenemos 5 noticias a la semana, son 150€/semana. Si trabajamos 52 semanas al año, son 7.800€/año.

La desventaja fundamental de esta opción es que debe haber personal experto en informática y programación para llevar a cabo estas tareas.

  • Trabajar con un “intermediario” que suba la información a la web (habitualmente la empresa que diseñó y programó su web) en base a una “bolsa de mantenimiento”. Usted paga una cantidad mensual que para que ellos suban la información que usted produce. Supongamos que el proveedor calcula 15 minutos por cada contenido. Supongamos el mismo coste horario de 30€/hora. Entonces el proveedor vendrá a cobrarle (15/60)*30€*5contenidos = 37,5€ semana, por 52 semanas, 1.950€/año.

Atención (1): Usted debe seguir empleando horas para hablar con su proveedor, localizarle, hacer un seguimiento de los resultados, corregir, ... Supongamos que esto supone 15 minutos por contenido. Estaría costándole otros 1.950€/AÑO. En total, 3.900€/año.

Atención (2): Cualquier precio de su proveedor por debajo de una estimación de 15 minuntos por contenido es irreal, y dará lugar a malentendidos a la hora de interpretar el contrato que usted mantiene con él. Es algo muy habitual (acabarán discutiendo de si un contenido incluye una imagen o dos, oirá mucha veces el “esto no está incluido”, etc.)

La desventaja de esta opción es que el intermediario hace que las actualizaciones sean más lentas, ya que la empresa encargada de su web se encarga también del mantenimiento de otros portales. Por otro lado, usted no controla nunca el resultado al 100%.

  • Utilizar un gestor de contenidos. Subir usted mismo los contenidos al portal. Si dispone de un buen gestor de contenidos, la productividad aumenta espectacularmente. Usted puede copiar/pegar desde su e-mail, desde WORD, etc, y la información en su web se maqueta automáticamente. Usted NO necesita al “intermediario”. La publicación del contenido es cuando usted desea, exactamente como desea y le llevará unos 5 minutos. En este caso el coste anual de gestión es (5/60)*30€*5contenidos/semana*52 semanas, 650€/año

NOTA: No tenemos en consideración el tiempo y recursos empleados para producir la información (esto es, idear el contenido y redactarlo), ya que sería igual para todos los casos.

Gestionar el portal (2): Otras tareas de gestión.

Además de subir información a su portal, hay otras tareas relacionadas con la gestión de su web que suponen un coste de gestión, y que debería valorar. Algunos ejemplos:

  • Conocer las visitas a su portal, las secciones más visitadas, etc. 
  • Crear boletines electrónicos y enviarlos (si su organización envía boletines electrónicos a través de la web) 
  •  Dar permisos a usuarios sobre zonas privadas, si su portal dispone de ellas. 
  •  ...

Haga una estimación del tiempo y los costes que esto supone dependiendo de quién realice efectivamente los trabajos (usted a mano, una empresa externa, o usted con un gestor de contenidos)

Resumen

La siguiente tabla muestra las diferentes opciones a la hora de gestionar su portal.

  Hacerlo uno mismo Trabajar con unintermediario Gestor de contenidos
Alojamiento y sistemas              480 €              480 €  
Diseño y Programación del portal              800 €              800 €  
Licencia Gestor de contenidos           5.600 €
Publicación de contenidos & Gestión del portal (Nota 1)           7.800 €            3.900 €          650 €
Actualizaciones del portal              500 €              500 €  
       
Total AÑO 1           9.580 €            5.680 €       6.250 €
       
NOTA 1: Para el cálculo del coste de gestión del portal, hemos tenido en cuenta
las siguientes estimaciones:      
       
Estimaciones      
Contenidos/semana 5 5 5
Coste horario (€/hora) 30 30 30
Tiempo/contenido (horas) 1 0,5 0,08
Total           7.800 €            3.900 €          650 €

 

Conclusiones

Cuanto más contenido publique, más importancia cobra la productividad en la gestión del portal. El uso de un gestor de contenidos aumenta esa productividad. Como muestra la figura, en un portal web con 4 o más actualizaciones por semana, es mas rentable una solución basada en gestor de contenidos.

 

 

 

Costes de su web

 

 

Recuerde evaluar bien sus objetivos para elegir un gestor de contenidos que se adapte a lo que usted quiere. La clave es lograr productividad en la getión de su portal web